こんにちは、ワールドチアーズ協同組合です。
外国人を雇用する際、コミュニケーションを取ることが非常に重要になります。
コミュニケーションを向上させるには、日本人社員の協力も必要になります。
仕事中の場合、指示をしても本人に伝わりにくいこともあります。
どのようなコミュニケーションの取り方をすればよいのか、どのような指示の仕方をすればよいのか説明していきます。
やさしい日本語を活用する
「やさしい日本語」は、最近、外国人雇用企業や日本語講師の間で注目されている日本語の会話法です。日頃、日本人社員がちょっとした表現の工夫をすることで、外国人社員に理解してもらいやすくなり、双方にとってコミュニケーションの負荷軽減という大きな効果が期待できます
やさしい日本語の例
はっきり、ゆっくり話す
いつもより意識して、ゆっくり話します
「～です」「～ます」で話す
例：「～へ行く？」▶「～へ行きますか？」
一文を短く話す
例：「午後にお客様がきます。資料作成と会議室の準備をお願いします。11時までにお願いします。」
最後まではっきり言う
例：「コーヒーは？」▶「コーヒーを飲みますか？」
あいまいな表現を避ける
「～ごろ」のようなあいまいな時間や数字を表す表現は多用しない
「結構です」、「大丈夫です」のような複数の意味を持つ表現は使わない
カタカナ表現を避ける
例：プレゼン▶発表、 コンセンサス▶合意、 スケジュールがタイト▶時間に余裕がない
二重否定を使わない
例：「〇〇以外は必要ありません」▶「〇〇を持ってきてください」
明確かつ具体的な指示をする
外国人社員に対する指示の出し方は、明確かつ具体的であることが望ましいです。
日本人によくあるあいまいな指示の出し方では、外国人社員に真意が伝わらないことがあります。
- 何のための業務なのか、目的やゴールをはっきり伝える
- 「報連相」とは何か、いつ、誰に対し、どのように行うのかを、あらかじめ伝えておく
- 会話では主語を意識して言う
- 「適宜」や「うまくやっておいて」などという言葉はNG
- 「はい」なのか「いいえ」なのか、「OK」なのか「だめ」なのか、明確な回答をする
- 納期は「何月何日何時まで」というように、時間まで伝える
あいまいな言葉は使わない
≪外国人社員と上司の会話≫
上司：できれば、金曜日までに企画書作成しておいて
外国人社員：わかりました
—金曜日—
上司：企画書はできた？
外国人社員：忙しかったので、できていません
上司：「わかりました」と言ったのになんでできてないの
≪できればの解釈の違い≫
外国人部下にとっての「できれば」・・・ 可能であればという意味
日本人上司にとっての「できれば」・・・ 依頼する際の遠慮・配慮（婉曲表現）
解釈の違いを埋めるためのポイント
≪外国人社員に対して≫
- 指示内容を自分の言葉で復唱してもらう
- どのように進めようと思っているかを説明してもらう
指示系統を明確にする
ある会社では、外国人社員が、社長の指示には従うけれども、先輩の指示には従わないということがありました。
そこで、新人の外国人社員に対しては、指示系統や上下関係を理由とともに教えるようにしたところ、指示系統がわかりやすくなり、外国人社員としても仕事がやりやすくなったようです。
一方的な言い方をするとお互いに悪影響が出てしまいます。
入社当初はこの記事の説明のように取り組むことがで、ミスコミュニケーションを避けることができ、業務の生産性も上がることになります。
人材教育に向けてよいスタートを切ることができます。
ワールドチアーズ協同組合
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外国人社員とのコミュニケーション向上方法 ②【外国人雇用】の説明となります。
是非この記事をご参考ください。
